Центр «Мои Документы»: Об экспертизе ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного Фонда. Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна и зависит от многих факторов. Необходимость хранения документов и сроки хранения определяются важностью, заключенной в них информации. Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Так же, для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Предоставление государственной услуги осуществляется в отношении организаций (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления), включенных в установленном порядке в списки источников комплектования Государственного казенного учреждения Республики Саха (Якутия) «Национальный архив Республики Саха (Якутия)».

Для получения государственной услуги представитель источника комплектования представляет сопроводительное письмо с приложением:

1) Описей дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения организаций, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

2) Одновременно с описями дел постоянного хранения представляются описи дел по личному составу, личных дел (или их годовые разделы).

3) Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4) Акт об необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

5) Справочного аппарата к описям дел.

6) Заключения к описям дел. Документы, направляемые на рассмотрение ЭПК муниципальными архивами, представляются с заключениями специалистов муниципального архива.

Сопроводительное письмо с приложением документов передается заявителем своему куратору из отдела комплектования и экспертизы ценности Национального архива для передачи в Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия) для рассмотрения на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

Результатом предоставления государственной услуги является решение ЭПК о включении документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) либо об отказе включения документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

Срок предоставления государственной услуги «Экспертиза ценности документов» составляет 30 календарных дней со дня поступления документов в Департамент.

Если у Вас возникли вопросы, Вы можете обратиться в Региональный центр телефонного обслуживания (РЦТО) для получения устной консультации с целью дальнейшего обращения в Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия) в г. Якутске. Информацию о необходимом перечне документов, и условиях предоставления услуги вы сможете получить по телефону 8-800-100-22-16. Также наши специалисты предоставят информацию об адресе и контактных телефонах для личного обращения.

Звоните! 8-800-100-22-16

Режим работы РЦТО: Понедельник–пятница: с 8:00 до 20:00, без перерыва на обед. Суббота: с 9:00 до 18:00, без перерыва на обед.